Tjekliste til holdlederen på et event: før, under og efter vagten

Holdlederens tjekliste skal afklare ansvar

En tjekliste til holdlederen på et event er nyttig, når den samler de ting, som ellers bliver afklaret mellem telefonopkald og møder ved personaleindgangen. Den skal vise, hvad der skal kontrolleres, hvem der kan træffe beslutninger, og hvad kontoret skal vide bagefter.

Tilpas listen til jeres arrangement og rollefordeling. En holdleder med ansvar for én gruppe har ikke nødvendigvis samme opgaver som den person, der koordinerer hele eventet. Gennemgå derfor ansvaret sammen, før I deler tjeklisten. Punkterne her handler om personale og koordinering og skal suppleres med jeres egne instruktioner for arbejdet.

Før eventet: kend det hold, der skal møde

Tag udgangspunkt i den seneste bemandingsplan. Sammenlign antal pladser og tildelte medarbejdere for hver rolle, og markér de spørgsmål, der stadig mangler en afklaring.

• Er alle nødvendige roller bemandet, eller mangler kontoret stadig at finde personer?
• Har hver gruppe en tydelig mødetid og et genkendeligt mødested?
• Ved nye medarbejdere, hvem der tager imod dem?
• Er eventuelle krav til rollen afklaret inden tildelingen?
• Hvem kontaktes, hvis planen ændrer sig kort før start?

I Gaard kan holdlederen markeres med en krone på vagtplanen. Det gør markeringen til en del af planen, men fortæl også medarbejderne, hvem personen er. Gennemgå hele forberedelsen i bemanding af kamp og event.

Ved ankomsten: sammenhold plan og fremmøde

Aftal, hvem der følger fremmødet, og hvem der tager imod personer med spørgsmål. Det kan være forskellige opgaver, særligt når mange medarbejdere møder samtidig.

I et tænkt eksempel ankommer to grupper med forskellige mødetider. Holdlederen gennemgår først den gruppe, der skal starte, mens en udpeget kollega viser nye medarbejdere hen til briefingen. Hvis en person mangler, afklares det med kontoret frem for at antage, at vedkommende er på vej.

Gaards check-in kan bruges til at følge fremmødet. Aftal på forhånd, hvordan I undersøger en manglende registrering: Er personen endnu ikke ankommet, eller mangler selve stemplet? Se check-in med QR-kiosk og stempelur for arbejdsgangen.

Inden opgaverne begynder: hold en konkret briefing

Brug briefingen til at samle de oplysninger, som gælder for netop denne dag. Peg på ændringer i rollefordelingen, gennemgå kontaktpersonerne, og giv holdet mulighed for at stille spørgsmål.

Et punkt som «holdet er briefet» bliver mere brugbart, når I beskriver, hvad det indebærer: dagens tidsplan gennemgået, placeringer forklaret og ubesvarede spørgsmål fordelt til en ansvarlig. Læs den separate dagsorden til briefing, hvis I vil forberede den del.

Gaard understøtter tjeklister på vagten med fremdrift pr. person. Vælg punkter, som den enkelte faktisk kan tage stilling til. Undgå at give alle det samme afkrydsningspunkt, hvis kun holdlederen kan vide, om opgaven er løst for hele gruppen.

Under eventet: gør ændringerne sporbare i jeres rutine

Hold øje med forskellen mellem det planlagte hold og den aktuelle situation. Ved et afbud eller en ændring bør holdlederen vide, hvem der skal kontaktes, og hvilke beslutninger kontoret skal tage.

Skriv i jeres egen arbejdsgang, hvordan en ændring gives videre. En mundtlig besked til én person opdaterer ikke automatisk resten af holdets forståelse. Aftal derfor både hvem der ændrer planen, og hvem der orienterer de berørte medarbejdere. Brug guiden til kommunikation om vagtændringer som udgangspunkt for den rutine.

Efter vagten: aflever det, kontoret skal bruge

Afslut med en kort overlevering, mens forløbet stadig er frisk. Hold den adskilt fra en længere evaluering af hele arrangementet.

1. Gør opmærksom på manglende eller uklare tidsregistreringer.
2. Beskriv ændringer i bemandingen, som kræver opfølgning.
3. Saml spørgsmål, der gik igen hos medarbejderne.
4. Aftal, hvem der følger op, og hvornår det sker.

Kontoret kan derefter gennemgå timerne, før de bruges videre til løn. Holdlederen bidrager med viden om dagen; godkendelse og eksport skal følge jeres aftalte ansvar. Brug erfaringerne til at rette tjeklisten, så næste event begynder med færre ubesvarede spørgsmål.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal holdlederen kontrollere før et event?

Kontrollér rollefordeling, mødetider, mødested, forventet fremmøde og kontakt til kontoret. Afklar, hvilke ændringer holdlederen selv må beslutte, og hvilke der skal godkendes.

Kan medarbejderne se, hvem der er holdleder i Gaard?

Holdlederen kan markeres med en krone på vagtplanen. Fortæl også medarbejderne, hvem personen er, og hvordan de får kontakt på dagen.

Kan man bruge tjeklister på vagterne?

Ja. Gaard understøtter tjeklister på vagten med fremdrift pr. person. Brug konkrete opgaver, og aftal en ansvarlig for opfølgning på punkter, der mangler.