Mødested og mødetid til events: få personalet klar til opgaven

En adresse er kun begyndelsen på ankomsten

Et tydeligt mødested og en præcis mødetid gør eventpersonalet bedre forberedt på den første opgave. Adressen på et stadion, et spillested eller et festivalområde fortæller ikke altid, hvilken indgang personalet skal bruge. En ny medarbejder kan stå det rigtige sted på kortet og stadig være langt fra holdets samlingspunkt.

Forbered derfor ankomstinformationen som en del af bemandingen. Den bør kunne bruges af en medarbejder, der aldrig har været på stedet, og af en afløser, som først får vagten tæt på arrangementet. Det er en god prøve på, om oplysningerne er konkrete nok.

Skeln mellem mødetid, briefing og opgavestart

Skriv tydeligt, hvad tidspunktet betyder. Er det tidspunktet, hvor medarbejderen skal være ved personaledøren, klar til briefing eller ude på sin post? Hvis forskellige personer læser den samme tid forskelligt, kan planen se fuldt bemandet ud, selv om holdet ikke er samlet.

Forestil dig et tænkt koncertarrangement, hvor publikum lukkes ind om aftenen. Personalet skal først finde indgangen, registrere fremmøde og høre instruktionen. Den offentlige åbningstid er derfor ikke en tilstrækkelig besked om medarbejdernes ankomst.

Aftal rækkefølgen internt, og forklar den i almindeligt sprog. Undgå at bruge personalets forventede ankomst som en skjult betegnelse for et andet tidspunkt i arrangementets program.

Beskriv den sidste del af ruten

Ankomstinformationen skal hjælpe medarbejderen fra den kendte adresse til det konkrete samlingspunkt. Brug et navn på en dør, en side af bygningen eller et andet entydigt kendetegn. Et billede kan være nyttigt, når flere indgange ligner hinanden.

Gennemgå disse oplysninger:

• Hvilken indgang eller port skal personalet bruge?
• Hvilket synligt kendetegn hjælper med at finde stedet?
• Hvor skal medarbejderen henvende sig efter ankomst?
• Hvem kontaktes, hvis døren er lukket eller ruten ændret?
• Gælder der særlige praktiske forhold for netop denne dag?

Oplys kun parkering, transport eller adgangsveje, som I har kontrolleret for arrangementet. Et gammelt billede eller en tidligere adgangsvej kan være mere forvirrende end en kort, opdateret forklaring.

Saml oplysningerne ved den konkrete vagt

I Gaard kan I bruge mødesteder med billede og påmindelser før vagten. Mødetider-panelet giver overblik over, hvornår medarbejderne møder. Holdlederen kan desuden markeres på vagtplanen, så fordelingen af ansvar er tydeligere.

Brug funktionerne som en del af jeres normale forberedelse, og kontrollér informationen før arrangementet. En påmindelse er mest nyttig, når den peger på et korrekt mødested og en forståelig plan. Se guiden til bemanding af kamp og event for den øvrige opsætning.

Hvis I planlægger flere steder samme dag, er det særligt vigtigt at kontrollere, at ankomstinformationen hører til den rette lokation. Se guiden til vagtplan på flere lokationer.

Giv nye medarbejdere en ekstra kontrol

En erfaren medarbejder udfylder ofte manglende oplysninger med sit lokalkendskab. En ny medarbejder har ikke den mulighed. Lad derfor gerne en person, der ikke selv har skrevet instruktionen, læse den og forklare, hvor vedkommende ville møde op.

Brug samme kontrol ved afløsning. En medarbejder, der har accepteret en ledig plads, skal også have tid til at finde ankomstinformationen og eventuelle forberedelser. Det kan indgå i jeres onboarding af eventpersonale, så det bliver en kendt rutine frem for en forklaring på dagen.

Kontrollér desuden, om en ændring i programmet også ændrer personalets ankomst. En tidligere åbning kan kræve en ny mødetid, mens en flyttet publikumsindgang måske kun ændrer ruten. Gennemgå begge dele, når planen rettes.

Forbind ankomsten med briefing og check-in

Når medarbejderen har fundet samlingspunktet, skal næste skridt være klart. Forklar, hvor fremmødet registreres, og hvordan personen kommer videre til holdet. Brug jeres normale check-in med QR-kiosk eller stempelur, og lad den efterfølgende briefing beskrive opgaven.

Efter arrangementet kan holdlederen samle de spørgsmål, der faktisk opstod ved ankomst. Var der tvivl om porten, kontaktpersonen eller tidspunktet? Ret den konkrete information, før den genbruges. Vil I se, hvordan mødesteder og vagtplan kan hænge sammen i jeres opsætning, kan I kontakte Gaard.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad bør et mødested til eventpersonale indeholde?

Angiv en præcis indgang eller et samlingspunkt, supplér gerne med et billede, og forklar hvordan medarbejderen finder den ansvarlige ved ankomst.

Kan Gaard vise mødesteder med billeder?

Ja. Gaard understøtter mødesteder med billede og påmindelser før vagten. Mødetider-panelet giver overblik over, hvornår medarbejderne møder.

Er åbningstidspunktet for publikum også personalets mødetid?

Ikke nødvendigvis. Skeln mellem personalets mødetid, en eventuel briefing og tidspunktet, hvor opgaven eller publikumsadgangen begynder.