Sådan bemander du en kamp eller et event i Gaard

En kamp, en koncert eller et stort event kræver mange folk på samme tid, med de rigtige roller og de rigtige certifikater, og gerne uden en lang række sms’er og regneark. Denne guide viser, hvordan du bemander en kamp eller et event i Gaard, fra du opretter begivenheden, til holdet står klar ved mødestedet. Alt, der står her, findes i vagtplanen i dag.

1. Opret begivenheden

Gå til Vagtplan og vælg «Ny begivenhed». Angiv:

• lokation, fx stadion eller spillested
• dato og tidspunkt
• de roller, der skal bemandes, og hvor mange af hver
• det personale, I allerede ved skal med

I kan selv vælge, om vagtplanen skal åbne med ugentlige begivenheder eller med daglige vagter for hele virksomheden.

Planlæg i ro: stille begivenheder

Vil I bygge begivenheden færdig, før personalet hører om den, så gør den til en stille begivenhed. Den sender ingen notifikationer, til I er klar.

2. Sæt rollerne rigtigt op

Rollerne er nøglen til god bemanding. Under Indstillinger → Roller kan hver rolle have:

• krav om certifikater, som kan give en advarsel eller blokere tildeling afhængigt af opsætningen
• åben eller lukket for ansøgninger
• hvem rollen er synlig for
• et tillæg til løn (+X kr/t)
• en fakturasats, hvis I fakturerer en kunde for timerne

Medarbejderne kan selv sende deres certifikater ind fra deres profil. Læs mere om certifikater i vagtplanlægning.

3. Lad medarbejderne søge vagterne

Er rollen åben for ansøgninger, kan medarbejderne trykke «Ansøg» på de ledige vagter i appen. Ansøgningerne lander hos kontoret, som godkender dem. Så slipper I for at ringe rundt, og medarbejderne vælger de vagter, de faktisk kan tage.

Venteliste med aktivt samtykke

Når en rolle er fuld, bliver de øvrige ansøgere inviteret til at vælge ventelisten. Det kræver et aktivt valg, og køen følger tidspunktet for tilmelding til ventelisten. Bliver en plads ledig, får den næste på listen et tilbud, men er først tilmeldt vagten, når pladsen er accepteret.

Svarfristen afhænger af, hvor tæt på vagten det er:

Tid til vagtstart	Svarfrist
Mere end 48 timer	24 timer
Mere end 6 og højst 48 timer	3 timer
6 timer eller mindre	30 minutter

Svarfristen er altid senest vagtstart. Et afslag eller et udløbet tilbud giver den næste på listen et tilbud. Se hele forløbet i guiden til venteliste til ledige vagter.

Når en medarbejder accepterer, tjekker Gaard igen certifikater, overlap med andre vagter og arbejdstidsregler.

4. Overhold arbejdstiden

Gaard tjekker reglerne, mens I planlægger:

• 11 timers daglig hvile efter arbejdstidsloven
• som standard højst 48 timer om ugen
• som standard 24 timers sammenhængende hvile pr. uge

I vælger selv, om et brud skal advare, men tillade tildeling, eller blokere tildelingen. Bryder en vagtplan reglerne, vises et compliance-banner, så det ikke bliver overset.

5. Gør holdet klar til dagen

Når holdet er sat, kan I bruge vagtplanen til at forberede dagen:

• Mødesteder med billede og påmindelser før vagten, så nye folk finder vej.
• Mødetider-panelet giver overblik over, hvornår hvem møder.
• Holdlederen markeres med en krone på vagtplanen.
• Tjeklister på vagten med fremdrift pr. person.
• Guides og politikker, der skal være læst før vagten, så kontoret kan se, hvem der mangler.
• Opslag, der kan målrettes bestemte medarbejdere.

6. Når nogen melder fra

Melder en medarbejder fravær, bliver vagten åben for andre med samme rolle, så de kan byde ind. Anmodninger lander i Godkendelser. Medarbejdere kan også bede en bestemt kollega om at bytte vagt. Når kollegaen accepterer, afventer byttet kontorets godkendelse, før tildelingen ændres. Læs den særskilte guide til vagtbytte mellem medarbejdere.

Overblik for kontoret

• Se bemandede vagter som CSV for en periode eller en lokation (Indstillinger → Integrationer). Filen indeholder ikke løn.
• Opret et kalenderfeed til kontoret eller en lokation og se vagtplanen i Google Kalender, Apple Kalender eller Outlook.
• Brug kort-visningen til at se begivenhederne på et kort.

Næste skridt

Når kampen er spillet, skal timerne også blive til løn. Læs timer og løn til stewards og check-in med QR-kiosk og stempelur. Vil du hellere starte på papir, så hent vores gratis vagtplan-skabelon. Se planer og den gratis prøveperiode på priser, eller kontakt os for en gennemgang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan opretter jeg en kamp eller et event i vagtplanen?

Gå til Vagtplan og vælg «Ny begivenhed». Angiv lokation, dato, de roller, der skal bemandes, og det personale, I allerede ved skal med.

Kan medarbejderne selv søge vagter?

Ja, hvis rollen er åben for ansøgninger. Medarbejderne søger i appen, og ansøgningerne lander hos kontoret til godkendelse.

Hvad sker der, når en rolle er fuld?

De øvrige ansøgere inviteres til at vælge ventelisten. Køen følger tidspunktet for tilmelding til ventelisten. Bliver en plads ledig, får den næste et tilbud og skal acceptere inden svarfristen for at blive tilmeldt vagten.

Tjekker Gaard hviletid og arbejdstid?

Ja. Gaard tjekker 11 timers daglig hvile efter arbejdstidsloven og som standard højst 48 timer om ugen og 24 timers ugentlig hvile. I vælger, om et brud skal give en advarsel eller blokere tildelingen.

Kan vi planlægge, før personalet får besked?

Ja. En stille begivenhed sender ingen notifikationer, til I er klar.