Kommunikation om vagtændringer: giv medarbejderne en tydelig besked

En vagtændring skal kunne forstås uden forhistorien

God kommunikation om vagtændringer begynder med en besked, som medarbejderen kan handle på. «Vi mødes lidt tidligere» er vanskeligt at bruge, hvis man ikke ved, hvilken vagt beskeden gælder, eller om den oprindelige mødetid stadig står i planen.

Lav en fast rutine for at ændre planen, orientere de berørte personer og følge op. Det er tre forskellige handlinger. Når ansvaret for dem er tydeligt, ved kontoret også, hvad der mangler, hvis en ændring endnu ikke er afklaret.

Find først dem, ændringen påvirker

Begynd med at afgrænse ændringen. Gælder den alle medarbejdere på arrangementet, én rolle, et bestemt hold eller en enkelt person? En besked til alle kan skabe tvivl hos dem, hvis vagt faktisk er uændret.

Se også på konsekvenserne omkring vagten. Et flyttet mødested kan påvirke den person, som tager imod holdet. En ændret mødetid kan kræve, at briefingen tilpasses. Skriv derfor ikke kun en liste over medarbejderne; afklar også, hvilke ansvarlige der skal kende ændringen.

I Gaard kan opslag målrettes bestemte medarbejdere. Brug den mulighed til relevante oplysninger, og aftal samtidig, hvem der tager sig af den direkte kontakt, når en ændring kræver et svar. Se også vagtplan på flere lokationer, hvor præcis afgrænsning er særlig vigtig.

Brug fem oplysninger i beskeden

Skriv beskeden med de oplysninger, modtageren skal bruge:

1. Vagten: Arrangement, dato og rolle eller hold.
2. Ændringen: Hvad er anderledes end i den tidligere plan?
3. Den nye aftale: Præcist tidspunkt, mødested eller anden praktisk oplysning.
4. Handlingen: Skal medarbejderen blot orientere sig eller kontakte jer?
5. Kontakten: Hvem svarer på spørgsmål eller hjælper, hvis ændringen giver problemer?

Et tænkt eksempel: «Din vagt på lørdag ved personaleankomsten har nyt mødested. Mødetiden er uændret; du møder nu ved personaleindgang B. Se billedet ved mødestedet i vagtplanen. Kontakt holdlederen, hvis du er i tvivl om vejen.» Eksemplet viser, hvordan en besked kan afgrænse ændringen uden at gøre hele vagten usikker.

Hold vagtplan og besked på samme aftale

Udpeg den person, som må redigere planen. Aftal derefter, hvordan den ansvarlige for kommunikationen får besked, når rettelsen er klar. Så undgår I, at medarbejderne læser ét tidspunkt i en besked og et andet på vagten.

I Gaard har medarbejderne adgang til deres vagter på telefonen. Brug planen som det fælles sted for vagtens oplysninger, og lad beskeden forklare, hvad der er ændret. Mødesteder kan have billede og påmindelser før vagten. Læs mere om tydelige mødesteder og mødetider, hvis ændringen handler om ankomst.

Har I brug for at forberede en begivenhed, før medarbejderne orienteres, kan I bruge en stille begivenhed i Gaard. Den sender ingen notifikationer, til I er klar. Planlæg alligevel, hvordan I vil orientere og følge op, når oplysningerne skal bruges af holdet.

Følg op efter ændringens betydning

Aftal en rutine for opfølgning, som passer til situationen. En praktisk rettelse langt før et event kan håndteres anderledes end en ændring kort før fremmøde. Vælg, hvem der kontakter medarbejdere, som I stadig mangler en afklaring med.

Vær tydelig om forskellen mellem information og aftale. Hvis en medarbejder skal tage en ledig plads, skal den relevante ansøgning eller accept gennemføres. En informationsbesked er ikke det samme som at have bemandet vagten. Se håndtering af afbud for den del af processen.

Afslut ændringen med en fælles kontrol

Inden eventet begynder, bør kontor og holdleder kunne se den samme aktuelle plan og vide, hvilke spørgsmål der stadig er åbne. Gennemgå de ændringer, der påvirker dagens briefing, og fortæl, hvem der følger op på resten.

Efter arrangementet kan I undersøge, hvor kommunikationen gav tvivl: Var modtagerne forkert valgt? Manglede datoen? Var den nye oplysning kun nævnt mundtligt? Brug svaret til at gøre næste besked mere præcis. En enkel rutine er lettest at følge, når den hjælper medarbejderen med en konkret handling.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal en besked om en vagtændring indeholde?

Skriv hvilken vagt beskeden gælder, hvad der er ændret, det nye tidspunkt eller sted og hvad medarbejderen skal gøre. Tilføj en kontaktperson til spørgsmål.

Er en sendt besked nok til at følge op på en ændring?

En sendt besked fortæller ikke i sig selv, om ændringen er forstået. Aftal, hvornår I følger personligt op, især hvis vagten nærmer sig eller medarbejderen skal reagere.

Hvordan kan Gaard bruges til information om vagter?

Medarbejderne kan se deres vagter i appen. I kan også bruge målrettede opslag og mødesteder med billede og påmindelser. Aftal en særskilt rutine for opfølgning på vigtige ændringer.