Evaluering af bemanding efter et event: fra erfaring til plan

Gør evalueringen konkret nok til at ændre næste plan

Evaluering af bemanding efter et event skal hjælpe jer med at planlægge det næste arrangement. En bemærkning som »vi manglede folk« er et udgangspunkt, men den fortæller ikke, hvilken opgave der manglede dækning, hvornår problemet opstod, eller om årsagen var antal, fremmøde eller instruktion.

Saml derfor plan, registreringer og erfaringer fra de ansvarlige. Undersøg de steder, hvor forventning og forløb adskilte sig. Afslut med en overskuelig liste over ændringer, som faktisk kan gennemføres før næste event.

Denne guide foreslår en mødegang, I kan tilpasse jeres arrangement. Den fungerer både efter en enkelt koncert og som ramme for en løbende evaluering af kampdage.

Forbered ét fælles grundlag

Bed deltagerne forberede sig på samme arrangement og samme tidsrum. Find vagtplanen frem, og saml relevante oplysninger om fremmøde og timer. Bed holdlederne medbringe få konkrete observationer med sted, tidspunkt og opgave frem for en generel vurdering af hele dagen.

I Gaard Plan kan I tage udgangspunkt i vagtplanen og Timeoversigt, hvor timer og estimeret løn vises. Bemandede vagter kan eksporteres som CSV for en periode eller lokation; den eksport indeholder ikke løn. Brug kun de oplysninger, som er relevante for deltagerne og evalueringens formål.

Afklar ufuldstændige registreringer særskilt. Et manglende udstempel bør ikke uden videre blive til en konklusion om, at afslutningen tog længere tid. Se planlagte og faktiske timer.

Gennemgå dagen i faser

Del eventet op i forberedelse, indmøde, publikumsankomst, selve arrangementet og afslutning. Faserne kan tilpasses, men hjælper med at undgå, at én travl periode bliver beskrivelsen af hele dagen.

For hver fase kan I spørge:

• Hvilke opgaver skulle løses, og hvilke roller var planlagt?
• Mødte medarbejderne som forventet?
• Var information om mødested og ansvar tydelig?
• Hvad ændrede sig undervejs?
• Hvilken konkret erfaring skal med i næste plan?

Begynd gerne med det, der fungerede. En god indmøderutine eller klar rollefordeling er også noget, I skal bevare, når arrangementet bliver planlagt igen.

Et tænkt eksempel: forsinket indmøde ved én indgang

Forestil jer, at holdet samlet set havde det planlagte antal medarbejdere, men at flere nye medarbejdere mødte ved den forkerte indgang. Den ansvarlige oplevede derfor manglende bemanding ved briefingen, selv om personerne allerede var på området.

Her kan løsningen være en mere præcis ankomstbeskrivelse og et genkendeligt billede af mødestedet. Flere planlagte medarbejdere ville ikke nødvendigvis løse årsagen. Undersøg derfor forløbet med de involverede, før I vælger ændringen.

Det tænkte eksempel viser, hvorfor I skal forbinde en observation med en mulig årsag. Læs også om mødested og mødetid til events.

Hold timer, bemanding og kommunikation adskilt

Et event kan være godt bemandet og stadig give uklare timer bagefter. Omvendt kan løngrundlaget være let at afslutte, selv om en rolle var presset under publikumsankomsten. Gennemgå derfor områderne hver for sig og forbind dem, hvor der er belæg for det.

Spørg for eksempel, om en vagtafløsning blev kommunikeret tydeligt, om pauserne var afklaret, og om den ansvarlige kendte ændringerne. Brug guiden til kommunikation om vagtændringer, hvis beskeder og plan ofte glider fra hinanden.

Ved stadionkampe kan statistik i Gaard Incidents supplere klubbens gennemgang af registrerede hændelser. Gaard Plan og Gaard Incidents er særskilte produkter. Statistikken træffer ikke beslutninger om bemanding; den indgår som ét grundlag i klubbens egen vurdering.

Afslut med beslutninger, som kan følges op

Lav en kort beslutningsliste med ændring, ansvarlig og deadline. Skriv eksempelvis »Opdatér billedet af personalets mødested før næste hjemmekamp« frem for »Bedre information«. Aftal også, hvordan I vil undersøge, om ændringen hjalp.

Tag listen frem, når næste vagtplan oprettes, og følg op efter arrangementet. Så bliver evalueringen en del af planlægningen frem for et referat, der først bliver fundet efter næste problem.

I kan bruge vores skabelon til personalemøde som udgangspunkt for mødet. Vil I samle vagtplan, fremmøde og timer i Gaard Plan, kan I se priserne eller kontakte os om jeres næste event.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad bør en evaluering af eventbemanding omfatte?

Gennemgå den planlagte bemanding, fremmøde, opgaver, timer og kommunikation. Afslut med konkrete ændringer, en ansvarlig for hver og et tidspunkt for opfølgning.

Hvilke oplysninger kan vi bruge fra Gaard Plan?

Vagtplan, roller og registrerede timer kan danne grundlag for gennemgangen. Timeoversigten viser timer og estimeret løn, og bemandede vagter kan eksporteres som CSV uden løn.

Kan Gaard Incidents automatisk foreslå næste bemanding?

Nej. Gaard Incidents viser statistik over registrerede sager. Klubben foretager selv vurderingen af bemanding og følger op ud fra arrangementets forhold.