Check-in med QR-kiosk og stempelur: sådan stempler personalet ind
Guide til check-in i Gaard: stempel fra Mine vagter, QR-kiosk med ID-kort, kiosk-PIN, check-in-vindue, afrunding af tider, pauser og fravær ved pulten.
Af Gaard··4 min. læsning
Se Gaard Plan ↗
Rigtige timer begynder ved indgangen. Når mange stewards møder ind til en kamp på samme tid, skal check-in gå hurtigt, og tiden skal registreres korrekt, så lønnen passer bagefter. Denne guide viser, hvordan check-in og stempelur fungerer i Gaard: med stempel fra appen, med en QR-kiosk på kontoret og med de regler, der sikrer, at tiderne er til at stole på.
To måder at stemple ind
1. Fra Mine vagter
Medarbejderne kan stemple ind og ud fra Mine vagter, hvis det er tilladt på vagten. Det kræver, at stempelur er slået til for lokationen, og at medarbejderen er tildelt vagten. Ellers afvises stemplet med en klar besked.
2. Med ID-kortet på kontorets kiosk
Hver medarbejder har et digitalt ID-kort med en QR-kode. På en fælles skærm, fx en tablet ved indgangen, åbner kontoret kiosken:
- Gå til Check ind og tryk «Check ind» for at åbne kiosken på skærmen.
- Medarbejderen viser sit ID-kort, og QR-koden scannes.
- Skal I scanne med en telefon, vælger I «Scan kort» i menuen øverst til højre. Så vises en QR-kode, som I åbner med telefonens kamera.
Kiosk-PIN: hold kiosken låst
En kiosk står ofte på en skærm, som mange har adgang til. Derfor kræver det en kiosk-PIN at lukke kiosken igen. Du sætter den på Check ind i menuen øverst til højre under «Kiosk-PIN».
- PIN’en gælder for hele virksomheden.
- Kun administratorer kan ændre den.
Check-in-vinduet
Under Check ind → «Tid og vindue» sætter I, hvor længe før vagtstart og efter vagtens slut personalet kan stemple. Stempler nogen uden for vinduet, afvises stemplet. Det forhindrer, at en vagt bliver stemplet ind om morgenen til en kamp om aftenen, eller at nogen glemmer at stemple ud og får timer med til næste dag.
Afrunding af tider
Afrunding sættes samme sted under «Tid og vindue» eller på den enkelte lokation. I kan vælge:
| Indstilling | Muligheder |
|---|---|
| Interval | ingen afrunding, kvarter, halve timer eller hele timer |
| Retning | opad, nedad eller nærmeste |
Vælg det, der passer til jeres overenskomst eller aftaler med personalet. Afrundingen bruges, når timerne regnes om til løn.
Pauser
Har vagten en ubetalt planlagt pause, og medarbejderen registrerer en pause i appen, bruges den registrerede pause i stedet for den planlagte, når løntimerne regnes ud. En betalt planlagt pause ændres ikke. Timer, der allerede er godkendt til løn, gælder foran både stempel og plan. Samme regel bruges i timeoversigten og ved eksport til Salary, Danløn og Zenegy.
Fravær ved pulten
Melder en medarbejder sig syg ved pulten, åbner kontoret personen på Check ind og vælger fravær. Det er ikke en helbredsjournal, og der må ikke skrives diagnose. Vagten bliver ledig, så andre med samme rolle kan byde ind, og I får besked under Godkendelser. Medarbejderne kan selv søge ferie under Ferie & Fravær på Mine vagter.
Tjek af enheden i appen
Når der stemples fra appen, tjekkes enheden med App Attest på iPhone og Play Integrity på Android. Det står beskrevet i vores privatlivspolitik.
Fra stempel til løn
Kontoret ser timer og estimeret løn under Vagtplan → Timeoversigt og kan eksportere til Excel eller Salary. Medarbejderne ser deres optjente løn øverst på Mine vagter. Læs videre i timer og løn til stewards og tjek af kontrakter før lønnen sendes til Salary.
Kom i gang
Slå check-in til på en lokation, opret en begivenhed på vagtplanen, og åbn derefter kiosken eller scan ID-kort. Se planerne på priser, eller skriv til hello@gaard.app, hvis I vil have hjælp til opsætningen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan stempler medarbejdere ind i Gaard?
Fra Mine vagter, hvis det er tilladt på vagten, eller ved at scanne deres ID-kort (QR) på kontorets kiosk under Check ind.
Hvad er kiosk-PIN?
En PIN-kode, der gælder for hele virksomheden og kræves for at lukke kiosken på en fælles skærm. Du sætter den på Check ind i menuen øverst til højre under «Kiosk-PIN». Kun administratorer kan ændre den.
Kan man stemple ind lang tid før vagten?
Kun inden for check-in-vinduet. Under Check ind → «Tid og vindue» sætter I, hvor længe før vagtstart og efter vagtens slut der kan stemples. Uden for vinduet afvises stemplet.
Hvordan bliver tiderne rundet af?
Det bestemmer I selv. Afrunding sættes under «Tid og vindue» eller på lokationen: ingen afrunding, eller til kvarter, halve eller hele timer, opad, nedad eller nærmeste.
Hvad sker der med en pause, medarbejderen registrerer?
Har vagten en ubetalt planlagt pause, bruges den registrerede pause i stedet for den planlagte, når løntimerne regnes ud. En betalt planlagt pause ændres ikke.
