Planlagte og faktiske timer: sådan finder du afvigelserne

Tre tal, som besvarer forskellige spørgsmål

Planlagte og faktiske timer fortæller hver sin del af historien om en vagt. Planen viser, hvad I forventede. Stemplerne viser, hvornår medarbejderen registrerede sin ankomst og afgang. Løngrundlaget samler timerne efter de pauser, afrundinger og godkendelser, der gælder i jeres opsætning.

Begynd derfor med at beslutte, hvilket spørgsmål I undersøger. Vil I vide, om bemandingen dækkede arrangementet? Om nogen mangler et udstempel? Eller om timeoversigten er klar til løn? En samlet sum kan ikke alene besvare alle tre spørgsmål.

I Gaard findes timer og estimeret løn under Vagtplan → Timeoversigt. For kontorpersonale med faste tider viser Planlagt vs. faktisk afvigelser fra skemaet og manglende stempler. Brug oversigterne som udgangspunkt for opfølgning, og afklar baggrunden, før I retter noget.

Sammenlign den samme periode

En meningsfuld sammenligning kræver samme medarbejder, periode og afgrænsning. Hvis planen dækker én lokation, mens jeres timeudtræk dækker hele virksomheden, kan forskellen skyldes udvælgelsen frem for arbejdet.

Lav kontrollen i en fast rækkefølge:

1. Vælg den periode, I vil gennemgå.
2. Afgræns til den relevante lokation eller medarbejdergruppe.
3. Find vagter med manglende registreringer.
4. Undersøg forskelle i start og slut.
5. Gennemgå pauser og eventuelle godkendte rettelser.

Afklar også, om I sammenligner vagtens fulde tidsrum eller timer efter en ubetalt pause. Ellers kan den samme pause blive opfattet som en uforklaret afvigelse ved hver eneste kontrol.

Et tænkt eksempel: længere afslutning end forventet

Forestil jer et event, hvor et hold er planlagt fra kl. 16 til 22. Flere medarbejdere stempler ud kl. 22.30. Det kan skyldes, at den aftalte afslutning tog længere tid, at opgaverne ændrede sig, eller at udstemplingen skete efter arbejdet var afsluttet.

De muligheder kræver forskellig opfølgning. Spørg den ansvarlige, hvad der skete, og undersøg de konkrete vagter. Beslut derefter, om registreringerne er rigtige, og om afslutningsfasen skal have mere tid i næste plan.

Eksemplet er ikke en anbefaling om en bestemt vagtlængde. Det viser, hvorfor et klokkeslæt skal læses sammen med arbejdsopgaven.

Tag de ufuldstændige registreringer først

Et manglende stempel er et andet problem end et bekræftet ekstra kvarter. Lav gerne en kort arbejdsliste med medarbejder, dato, hvad der mangler, og hvem der følger op. Det kan være en intern kontroloversigt ved siden af systemet.

Giv hver afklaring en ansvarlig. Hvis både holdleder og kontor forventer, at den anden spørger medarbejderen, kan usikkerheden følge med helt frem til lønkørslen. Når svaret foreligger, gennemgår I registreringen efter jeres normale procedure.

Læs om selve registreringen i guiden til check-in med QR-kiosk og stempelur.

Hold pauser og afrunding synlige i kontrollen

Stemplernes tidsrum og løntimerne behøver ikke være identiske. Gaards beregning kan være påvirket af jeres afrunding og pauseopsætning. Har vagten en ubetalt planlagt pause, bruges en registreret pause i stedet, når løntimerne beregnes. Godkendte timer har forrang.

Gennemgå derfor indstillingerne, før I konkluderer, at en forskel er en fejl. En tilbagevendende forskel på tværs af mange vagter kan være et tegn på, at I skal forklare opsætningen tydeligere for den, der kontrollerer timerne. Se den særskilte guide til pauser i timeregistrering.

Brug mønstrene i den næste plan

Når de enkelte registreringer er afklaret, kan I lede efter gentagelser. Begynder én rolle ofte tidligere? Tager afslutningen på en bestemt lokation længere tid? Er manglende stempler især knyttet til nye medarbejdere?

Notér en konkret ændring, som I vil prøve næste gang. Det kan være et tydeligere mødested, en særskilt afslutningsvagt eller bedre introduktion til check-in. Følg op efter næste arrangement, så ændringen bliver vurderet på det, der faktisk skete.

Inden timerne sendes videre, kan I bruge guiden til godkendelse af timer før løn. Vil I samle plan og tidsregistrering, kan I se Gaards priser eller kontakte os om jeres arbejdsgang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på planlagte og faktiske timer?

Planlagte timer beskriver vagtens aftalte tidsrum. Faktiske registreringer viser ind- og udstempling. Løntimer kan desuden være påvirket af pauser, afrunding og godkendte rettelser.

Hvor viser Gaard Planlagt vs. faktisk?

For kontorpersonale med faste tider viser Planlagt vs. faktisk forskelle mellem skema og stempler samt manglende stempler. Timer og estimeret løn gennemgås i Vagtplan → Timeoversigt.

Hvordan håndterer vi et manglende udstempel?

Afklar sluttidspunktet med medarbejderen eller den ansvarlige, før timerne godkendes. Brug den aftalte kontrolrutine frem for at antage, at den planlagte sluttid også var den faktiske.