Venteliste til ledige vagter: sådan bliver et tilbud til en aftale

En venteliste er en liste over interesserede

En venteliste til ledige vagter giver kontoret et udgangspunkt, når en fuld bemanding senere får en ledig plads. Den fortæller, at medarbejdere tidligere har vist interesse. Den fortæller ikke i sig selv, at de stadig kan møde, når pladsen bliver tilbudt.

Derfor er accepten vigtig. Mellem den oprindelige ansøgning og et senere tilbud kan medarbejderens kalender have ændret sig. En god arbejdsgang skelner mellem at stå på listen, at få en invitation og at være tilmeldt vagten. Den skelnen bør både kontoret og medarbejderne kende.

Åbn de relevante roller for ansøgninger

I Gaard kan en rolle være åben eller lukket for ansøgninger. Når den er åben, kan medarbejderne søge ledige vagter i appen, og ansøgningerne lander hos kontoret til godkendelse. Når rollen er fuld, bliver øvrige ansøgere inviteret til at vælge ventelisten. Det er altså et aktivt valg at stille sig i kø. Rækkefølgen følger tidspunktet for tilmeldingen til ventelisten.

Tag stilling til, hvilke roller I ønsker ansøgninger til, før arrangementet bliver præsenteret for medarbejderne. Brug genkendelige rollenavne, så medarbejderne ved, hvilken opgave de melder interesse for. En præcis rollebeskrivelse hjælper også, når en ledig plads skal besættes tæt på start.

Se guiden til bemanding af kamp og event for sammenhængen mellem begivenhed, rolle og ansøgning.

Hold øje med forskellen på tilbud og tilmelding

Når en plads bliver ledig, inviterer Gaard den første på ventelisten. Medarbejderen skal selv acceptere invitationen, før vedkommende er tilmeldt vagten. Kontoret bør derfor følge den endelige bemanding frem for at regne en udsendt invitation som en besat plads.

Det gælder især kort før et event. En holdleder, som får at vide, at der er fundet en afløser, kan ellers forvente en medarbejder, der endnu ikke har sagt ja. Brug præcise beskeder: Der er sendt et tilbud, eller pladsen er accepteret. De to udsagn beskriver forskellige situationer.

Forstå svarfristerne før vagtstart

Svarfristen i Gaard afhænger af tiden til vagten. Jo tættere vagten er på at begynde, desto kortere er fristen for at tage stilling til tilbuddet.

Tid til vagtstart	Frist til at svare
Mere end 48 timer	24 timer
Mere end 6 og højst 48 timer	3 timer
6 timer eller mindre	30 minutter

Fristen er altid senest vagtstart. Et afslag eller et udløbet tilbud giver den næste på listen et tilbud; et udløbet tilbud kan ikke accepteres via en gammel besked.

Orientér medarbejderne om, at et tilbud kræver et aktivt svar. Kontoret bør samtidig have en navngiven ansvarlig for at følge bemandingen tæt på arrangementet. En invitation er en del af processen; den erstatter ikke behovet for at kende den aktuelle status.

Brug ventelisten sammen med en afbudsprocedure

Forestil dig et tænkt stadionarrangement, hvor en indgangsrolle er fuldt bemandet, og flere medarbejdere står på venteliste. Dagen før kampen melder en af de tilmeldte fravær. Kontoret skal nu både følge den ledige plads og sikre, at den endelige afløser får den rigtige information.

I Gaard tjekkes certifikater og overlap med andre vagter igen, når en medarbejder accepterer pladsen. En tidligere ansøgning er altså ikke hele grundlaget for en senere tilmelding. Medarbejderens situation skal passe til den konkrete vagt på accepttidspunktet.

Læs om håndtering af afbud til vagter, hvis I vil samle registrering, afløsning og besked til holdlederen i én arbejdsgang.

Giv den nye medarbejder adgang til opgaven

Efter accepten kommer den praktiske forberedelse. Kontrollér, at medarbejderen kan finde sin mødetid, sit mødested og den relevante briefing. Personen kan kende virksomheden godt uden at kende netop dette arrangement eller den indgang, som vagten dækker.

Brug samme ankomstinformation til afløsere som til resten af holdet. Det er lettere at vedligeholde end særlige forklaringer i flere beskedtråde. Se forslagene til mødested og mødetid til events.

Afslut med at kontrollere den fælles vagtplan. Er pladsen stadig åben, kræver den fortsat opmærksomhed. Er den accepteret, skal holdlederen arbejde ud fra den opdaterede bemanding. Har I brug for hjælp til at afprøve forløbet på jeres næste arrangement, kan I kontakte Gaard.

Ofte stillede spørgsmål

Bliver jeg automatisk tilmeldt en vagt fra ventelisten?

Nej. I Gaard bliver du inviteret, når en plads tilbydes fra ventelisten. Du er først tilmeldt, når du accepterer tilbuddet.

Hvordan bestemmes rækkefølgen på ventelisten i Gaard?

Når en rolle er fuld, kan øvrige ansøgere vælge ventelisten. Køen følger tilmeldingstidspunktet. Bliver en plads ledig, får den næste på listen et tilbud.

Hvor lang tid har en medarbejder til at acceptere?

I Gaard er svarfristen 24 timer ved mere end 48 timer til start, 3 timer ved mere end 6 og højst 48 timer til start og 30 minutter ved højst 6 timer til start.