Onboarding af eventpersonale: gør nye medarbejdere klar til første vagt

Første vagt begynder før mødetid

Onboarding af eventpersonale skal gøre den nye medarbejder i stand til at møde forberedt og finde den rigtige person at spørge. En invitation til vagtplanen er en begyndelse. Den fortæller ikke nødvendigvis, hvordan man finder personaleindgangen, hvem der tager imod, eller hvilke materialer man skal læse først.

Start derfor med et lille, konkret forløb omkring den første vagt. Målet er, at medarbejderen kan svare på fem spørgsmål: Hvad skal jeg lave? Hvor møder jeg? Hvornår? Hvem tager imod? Hvad skal jeg forberede? Resten kan I bygge på, når personen kender jeres hverdag.

Opret en profil, som kontoret kan arbejde videre med

Saml navn, e-mail og telefon, før I begynder at fordele vagter. Kontrollér især e-mailadressen sammen med medarbejderen. En forkert adresse giver let to profiler eller en invitation, som aldrig bliver fundet.

Har I allerede en personaleliste, kan administratorer importere en CSV i Gaard med kolonnerne Navn, E-mail og Telefon. Der vises en forhåndsvisning, eksisterende e-mails springes over, og importen sender ingen invitationer. Det giver jer mulighed for at gennemgå listen, før I inviterer holdet. Se også guiden til personaleopsætning og timer.

Bed den nye medarbejder åbne sin profil og finde sin første vagt. Følg op på selve handlingen: Kan personen logge ind og se den relevante vagt? Det er mere nyttigt end blot at spørge, om velkomstbeskeden er modtaget.

Forklar rollen med et konkret eksempel

Et rollenavn er sjældent nok til en førstegangsvagt. Skriv i jeres introduktion, hvad rollen omfatter, hvor opgaverne starter og slutter, og hvem medarbejderen skal kontakte ved tvivl.

Et tænkt eksempel er en ny eventmedarbejder på en koncert. Vedkommende er tildelt en rolle ved personaleankomsten. Introduktionen beskriver opgaven og kontaktpersonen, mens den konkrete arbejdsinstruktion gennemgås af den ansvarlige på dagen. Så bliver en generel velkomst ikke forvekslet med oplæring til enhver funktion.

I Gaard kan roller have krav om certifikater, og medarbejdere kan sende certifikater ind fra deres profil. Afklar dokumentationen, før I planlægger den pågældende rolle. Læs om certifikater i vagtplanlægningen, hvis I vil gennemgå den del særskilt.

Saml det nødvendige materiale før vagten

Udvælg det, medarbejderen har brug for til netop den første opgave. En stor samling dokumenter uden prioritering kan gøre det uklart, hvad der faktisk forventes læst.

En enkel introduktion kan bestå af:

• en kort præsentation af arrangementet og medarbejderens rolle
• vejvisning til mødestedet og navn på modtageren
• det relevante materiale om jeres arbejdsgang
• en forklaring af check-in, pauser og kontakt ved ændringer

Gaard har guides og politikker, der skal læses før vagten, og kontoret kan se, hvem der mangler. Brug læsemarkeringen som anledning til at følge op; den dokumenterer ikke i sig selv, at indholdet er forstået. Giv plads til spørgsmål, og gennemgå den praktiske opgave med medarbejderen.

Lav en tydelig modtagelse på dagen

Aftal, hvem der tager imod nye medarbejdere, og hvor de går hen efter ankomsten. Et mødested bør kunne genkendes af en person, som aldrig har været på området. Et billede, en bestemt indgang og en kontaktperson er mere brugbart end blot spillestedets adresse.

I Gaard kan mødesteder have billede og påmindelser før vagten. Gennemgå samtidig check-in med QR-kiosk eller app, så medarbejderen ved, hvordan fremmødet registreres. Lad en ansvarlig vise processen ved første ankomst.

Følg op, mens første vagt stadig er frisk

Spørg efter vagten, hvad der var let at finde, og hvad medarbejderen måtte spørge om. Hvis flere nye personer mangler samme information, hører svaret sandsynligvis hjemme i introduktionen.

Gør opfølgningen konkret: Var mødestedet tydeligt? Var rollen forklaret? Var det let at finde hjælp? Ret derefter materialet og brug samme forløb ved næste introduktion. På den måde bliver onboarding af eventpersonale en gentagelig rutine med plads til den enkelte medarbejders spørgsmål. Se Gaard Plan, eller kontakt os, hvis I vil tage udgangspunkt i jeres næste arrangement.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal nye eventmedarbejdere vide før første vagt?

De skal kende deres rolle, mødetid, præcise mødested, kontaktperson og den information, de forventes at læse. Fortæl også, hvordan de melder afbud eller spørger om hjælp.

Kan vi importere eventpersonale fra et regneark i Gaard?

Ja. Administratorer kan importere en CSV med Navn, E-mail og Telefon. Importen viser en forhåndsvisning, springer eksisterende e-mails over og sender ikke invitationer; dem sender I bagefter.

Hvordan følger kontoret op på introduktionsmaterialet?

Gaard understøtter guides og politikker, der skal læses før vagten, så kontoret kan se, hvem der mangler. Kombinér det med en kort samtale, så nye medarbejdere kan stille spørgsmål.