Tjek af kontrakter før lønnen sendes til Salary

Lønnen skal være rigtig første gang. Når timer fra vagtplanen sendes til Salary, er det dyrt at opdage bagefter, at en medarbejder manglede en kontrakt, eller at timerne aldrig kom frem. Derfor tjekker Gaard nu kontrakterne i Salary, før timerne sendes, og viser bagefter en afstemning af, hvad der faktisk blev sendt. Her er, hvordan løneksporten fungerer, og hvad I får ud af den.

Fra stempel til løn

Kort fortalt går timerne denne vej:

1. Medarbejderen stempler ind og ud, enten i appen fra Mine vagter eller med ID-kortets QR-kode på kontorets kiosk. Læs mere i guiden om check-in med QR-kiosk.
2. Gaard runder tiden efter jeres regler og lægger tillæg på.
3. Kontoret ser timer og forventet løn i Timeoversigt under Vagtplan.
4. Timerne sendes til Salary, eller eksporteres til Excel, Zenegy eller Danløn.

Det nye ligger mellem trin 3 og 4. Gaard tjekker, om timerne kan lande i Salary, inden de sendes.

Tjek af kontrakter før eksport

Salary kan kun modtage timer for en medarbejder, der har en aktiv kontrakt på den dag, timerne gælder. Gaard tjekker derfor hver person før eksporten og viser dem, der ikke er klar, fx fordi:

• medarbejderen ikke er ansat i Salary, eller er fratrådt
• der ikke er en aktiv kontrakt på datoen
• medarbejderen ikke er koblet mellem Gaard og Salary
• CPR-nummer, adresse, bankoplysninger eller e-mail mangler

Mangler der en kontrakt, kan I oprette den i Salary direkte fra oversigten med Opret i Salary. Vi anbefaler at tjekke den første person i Salary, før I sender timer for alle.

Ingen timer forsvinder i stilhed

Ligger en vagt uden for en kontrakt, sendes timerne ikke, og Gaard siger det tydeligt: der er ingen aktiv kontrakt i Salary på datoen, og timerne er ikke sendt. Så ved I, hvad der skal rettes, i stedet for at finde hullet, når lønsedlen er ude.

Udelad medarbejdere fra en lønkørsel

Nogle medarbejdere skal ikke med i en bestemt kørsel. Det kan være én, der lønnes et andet sted, eller én, hvis timer I vil se på igen. Med Udelad fra løneksport holder I enkelte medarbejdere ude, mens resten sendes som normalt.

Afstemning af det, der blev sendt

Efter eksporten viser Gaard en afstemning pr. medarbejder: timerne i Gaard ved siden af timerne i Salary, og hvad der er sendt, og hvad der fejlede. Afviger tallene, kan I se det med det samme og rette det, før lønnen køres.

Sikre standarder

Eksporten er sat op til at gøre så lidt som muligt uden jeres accept. Som udgangspunkt:

• godkender den ikke timerne i Salary
• ændrer den ikke kontrakter
• sender den ikke planlagt tid for vagter uden et stempel

I kan også kræve, at timerne er godkendt, før de kan eksporteres (Kræv godkendte timer før løneksport).

Tillæg, pauser og fravær

• Tillæg. Et rolletillæg (+X kr/t) sætter I under Indstillinger → Roller. Weekend-, aften- og morgentillæg sætter I under Indstillinger → Tillæg, med ugedage, tidsrum og eventuelt bestemte lokationer eller roller. De sendes som separate lønarter i Salary.
• Overtid og helligdage. Under arbejdstidsreglerne kan I angive normtid pr. uge, et overtidstillæg og et helligdagstillæg på danske helligdage.
• Pauser. En registreret pause erstatter en ubetalt planlagt pause i lønnen. En betalt pause er uændret, og godkendte timer går forud. Samme regel gælder i Salary, Danløn og Zenegy.
• Fravær eksporteres ikke, og månedslønnede sendes ikke dobbelt.

Hvem ser lønnen?

Kun ejere og administratorer ser løn i Gaard. Lokationsbestyrere ser ikke timesatser og månedsløn og kan ikke ændre dem, og medarbejdere ser kun deres egen optjente løn øverst i Mine vagter.

Kom i gang

Har I allerede Salary, kobler I integrationen til under Indstillinger → Integrationer i Gaard. Er I ikke kunde endnu, kan I se planerne på priser og starte en prøveperiode. Vil I have en gennemgang af jeres løneksport, så kontakt os på hello@gaard.app. Læs også guiden om timer og løn til stewards.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad sker der med timer for en medarbejder uden aktiv kontrakt i Salary?

De bliver ikke sendt. Gaard viser medarbejderen før eksporten med beskeden om, at der ikke er en aktiv kontrakt i Salary på datoen, og at timerne ikke er sendt. Når kontrakten er på plads, kan timerne sendes.

Godkender Gaard timerne i Salary automatisk?

Nej, ikke som udgangspunkt. Standarden er, at eksporten ikke godkender timer i Salary, ikke ændrer kontrakter og ikke sender planlagt tid uden et stempel.

Bliver fravær og månedsløn sendt med?

Fravær eksporteres ikke. Månedslønnede sendes ikke dobbelt, og tillæg sendes som deres egne lønarter i Salary.

Hvem kan se lønnen i Gaard?

Kun ejere og administratorer ser løn. Lokationsbestyrere ser ikke løn, og medarbejdere ser kun deres egen.

Kan Gaard også sende timer til andre lønsystemer?

Ja. Ud over Salary kan Gaard sende godkendte timer til Zenegy, lave en eksportfil med lønkoder til Danløn eller eksportere til Excel.