Godkendelse af timer før løn: en fast kontrolrutine

Gør timegodkendelse til en tydelig overdragelse

Godkendelse af timer før løn er det punkt, hvor registreringerne fra arbejdsdagen bliver til et kontrolleret løngrundlag. Her skal kontoret kunne se, hvilke timer der er afklaret, og hvilke spørgsmål der stadig venter på medarbejderen eller den ansvarlige for vagten.

En brugbar rutine beskriver både tidspunkt og ansvar. Aftal, hvornår holdlederne følger op på dagens registreringer, hvem der behandler afvigelser, og hvem der sender timerne til lønsystemet. Rutinen kan være enkel, så længe alle ved, hvornår de skal handle.

I Gaard samler Vagtplan → Timeoversigt timer og estimeret løn. Her kan kontoret gennemgå registreringerne, godkende dem og arbejde videre med eksporten.

Begynd med afgrænsning og manglende stempler

Vælg den rigtige lønperiode, før kontrollen begynder. Bekræft, hvilke datoer og medarbejdere der skal med. Hvis et arrangement ligger tæt på periodens slutning, skal det være tydeligt, hvilken kørsel timerne hører til.

Find derefter ufuldstændige vagter. Et indstempel uden udstempel fortæller ikke i sig selv, hvornår arbejdet sluttede. Kontakt medarbejderen eller den relevante ansvarlige, og afklar registreringen efter jeres normale procedure.

Prioritér disse spørgsmål tidligt. De kræver ofte svar fra andre, mens kontrollen af en kendt sats kan gennemføres af kontoret. Læs mere om at skelne mellem planlagte og faktiske timer.

Kontrollér pauser, fravær og tillæg hver for sig

En samlet lønsum kan se rimelig ud, selv om en enkelt del er forkert. Del derfor gennemgangen op:

• Pauser: Er registreringen og vagtens pauseopsætning afklaret?
• Fravær: Er den relevante vagt markeret korrekt?
• Roller: Havde medarbejderen den rolle, som timerne vedrører?
• Tillæg: Matcher opsætningen de aftaler, I har lagt ind?
• Rettelser: Er afvigelser undersøgt, før timerne godkendes?

Gaard understøtter rolletillæg og tillæg afgrænset efter blandt andet ugedage, tidsrum, lokationer og roller. Opsætningen skal gennemgås ud fra jeres egne aftaler. Guiden til timer og løn til stewards beskriver sammenhængen nærmere.

Et tænkt eksempel: én afklaring skal ikke forsvinde i mængden

Forestil jer, at et eventhold har afsluttet weekendens vagter. Én medarbejder mangler et udstempel, og en anden har arbejdet i en anden rolle end først planlagt. Resten af timerne er gennemgået.

Lav en kort liste over de to åbne spørgsmål og deres ansvarlige. Aftal, hvornår svarene skal foreligge. Markér først timerne som afklarede, når oplysningerne er kontrolleret. På den måde kan den, der udfører eksporten, se forskel på noget, der er undersøgt, og noget, der stadig afventer svar.

Det er en foreslået arbejdsgang. Den konkrete håndtering af lønperioden følger jeres aftaler og procedure.

Brug godkendelseskravet bevidst

Vil I kræve kontrol før eksport, kan I slå Kræv godkendte timer før løneksport til i Gaard. Sørg samtidig for, at nogen har ansvar for at godkende. En indstilling erstatter ikke en klar deadline og en person, der afslutter arbejdet.

Husk også, at godkendte timer går forud for stempler og plan i lønberegningen. Godkendelsen bør derfor være afslutningen på kontrollen. Hvis nye oplysninger kommer bagefter, må I vurdere dem, før I arbejder videre med det berørte løngrundlag.

Afstem efter eksporten

Når timerne er sendt, er næste kontrol at se, hvad modtagersystemet faktisk har modtaget. Gaards Salary-integration viser en afstemning af timer i Gaard og Salary samt resultatet af eksporten. Som udgangspunkt godkender eksporten ikke timer i Salary og sender ikke planlagt tid uden stempel.

Læs den konkrete gennemgang af løneksport til Salary. Gaard understøtter også afsendelse af godkendte timer til Zenegy, eksportfil til Danløn og eksport til Excel; arbejdsgangen afhænger af det valgte system.

Afslut med at samle eventuelle afvigelser og placere ansvaret for næste skridt. Vil I se, hvordan jeres egen kontrolrutine kan fungere i Gaard, kan I kontakte os om en gennemgang eller se planerne.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor godkender vi timer i Gaard?

Kontoret gennemgår og godkender timer i Vagtplan → Timeoversigt. Her vises også estimeret løn, og herfra kan timerne eksporteres.

Kan vi kræve godkendte timer før eksport?

Ja. Med indstillingen Kræv godkendte timer før løneksport kan I kræve, at timerne er godkendt, før de eksporteres.

Er godkendelse i Gaard det samme som godkendelse i Salary?

Nej. Som udgangspunkt godkender Gaards eksport ikke timerne i Salary. Gennemgå også resultatet i lønsystemet og afstemningen efter eksport.