Vagtplan i Excel eller app: hvad passer til jeres hold?

Vælg efter det arbejde, planen skal understøtte

En vagtplan i Excel kan være en praktisk start. I kan selv bestemme opbygningen og tilpasse kolonnerne til jeres arrangementer. En vagtplan-app bliver relevant, når arbejdet også omfatter ansøgninger, afbud, fremmøde og timer, der skal videre til kontoret.

Valget handler derfor om mere end at få navne ind i et skema. Se på en hel vagt: Hvordan bliver den oprettet? Hvordan får medarbejderen besked? Hvem håndterer en ændring? Hvordan bliver den faktiske arbejdstid kontrolleret bagefter? Her kan I se, hvilken løsning der passer til jeres daglige opgaver.

Hvornår giver Excel god mening?

Et regneark kan fungere godt, når der er få ændringer og en tydelig ansvarlig for planen. Det kan også være nyttigt, når I skal afklare bemandingsbehovet, før personerne bliver fordelt.

En enkel opbygning kan indeholde dato, lokation, rolle, navn, start, slut og bemærkning. Brug separate felter til planlagte tider og registrerede tider, så en senere rettelse ikke fjerner det oprindelige udgangspunkt.

I kan hente vores gratis vagtplan-skabelon og tilpasse den. Aftal samtidig, hvor den gældende fil ligger, hvem der må ændre den, og hvordan resten af holdet får besked. Det er især vigtigt, hvis planen bliver sendt som vedhæftet fil eller skærmbillede.

Se på forskellen i den daglige arbejdsgang

Tabellen viser opgaver, I bør afprøve. Regnearkets muligheder afhænger af jeres konkrete opsætning.

Opgave	Vagtplan i Excel	Vagtplan i Gaard
Fordeling af vagter	I opbygger selv skema og felter	Begivenheder samler lokationer, roller og personale
Ansøgninger	I aftaler, hvordan ønsker indsamles	Medarbejdere kan søge roller, som er åbne for ansøgninger
Fremmøde	I vælger en særskilt registrering eller tilføjer felter	Check-in kan bruges fra Mine vagter eller QR-kiosk
Løngrundlag	I samler og kontrollerer timerne i jeres proces	Timeoversigten samler timer til godkendelse og eksport

Et regneark kræver, at I selv beskriver forbindelsen mellem opgaverne. I en app skal I til gengæld bruge tid på at sætte roller, medarbejdere og arbejdsgange ordentligt op.

Prøv med en ændring fra jeres virkelighed

Forestil jer et tænkt event med to indgange og en fælles personalepulje. Dagen før flyttes mødetiden for det ene hold, og en medarbejder melder fra. Brug netop den situation som prøve.

I regnearket skal den ansvarlige rette tidspunktet og sørge for, at de berørte personer får besked. En erstatning skal findes, og det skal være tydeligt, hvem der har accepteret vagten. Undersøg, hvor mange steder oplysningerne bliver skrevet, og hvor I kontrollerer svaret.

I Gaard kan åbne roller modtage ansøgninger fra medarbejderne. Der findes også venteliste og mulighed for at anmode en bestemt kollega om vagtbytte. Se den samlede proces i guiden til bemanding af kamp og event. Prøv arbejdsgangen med jeres egne roller, frem for kun at vurdere kalenderens udseende.

Husk arbejdet efter vagten

En plan viser, hvad I forventede. Timerne bagefter fortæller, hvad der skal gennemgås. Spørg derfor også den person, der forbereder lønnen, hvad vedkommende mangler i dag.

Måske bliver start og slut tastet ind igen. Måske kommer pauser og fravær i separate beskeder. Måske er det uklart, hvilke timer en leder har godkendt. Skriv de konkrete trin ned, og vurder, om en anden løsning faktisk samler dem bedre.

I Gaard kan kontoret gennemgå timer og estimeret løn i timeoversigten. Læs om timer og løn til stewards, hvis løngrundlaget er en vigtig del af jeres valg.

Gennemfør en afgrænset prøve

Vælg ét arrangement eller én lokation. Aftal først, hvilken plan holdet skal følge under prøven, så to versioner ikke bliver brugt samtidig.

Lad både en planlægger og nogle medarbejdere gennemføre de normale opgaver. Notér spørgsmål, manuelle rettelser og information, som stadig skal sendes udenom planen. Afslut med at gennemgå timerne sammen med kontoret. Så har I et konkret grundlag for at vælge mellem Excel og en app. På prissiden kan I se Gaards aktuelle planer, når I er klar til at vurdere løsningen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår er en vagtplan i Excel tilstrækkelig?

Et regneark kan være et godt valg, når holdet er overskueligt, vagterne er stabile, og én person kan holde planen opdateret. Aftal, hvor den gældende version findes.

Hvad skal vi undersøge, før vi vælger en vagtplan-app?

Tag udgangspunkt i jeres egne arbejdsgange: ændringer, ansøgninger, roller, fremmøde og godkendelse af timer. Prøv en konkret begivenhed, og vurder både medarbejdernes og kontorets arbejde.

Kan vi starte med en gratis vagtplan-skabelon?

Ja. Gaard har en gratis vagtplan-skabelon til Excel. Den kan bruges til at beskrive jeres behov, også hvis I senere vælger at samle vagtplan og timeregistrering i en app.