Vagtplan for vagtfirmaer: roller, lokationer og bemanding

Start med opgaven på den enkelte lokation

En vagtplan for et vagtfirma skal gøre det tydeligt, hvem der løser hvilken opgave, hvor og hvornår. Når de samme medarbejdere arbejder på flere lokationer, er et navn i en kalender sjældent nok. Planen skal også beskrive rollen, mødestedet og den person, der kan afklare spørgsmål.

Begynd med en oversigt over de opgaver, I allerede har aftalt. Adskil faste vagter fra enkeltstående arrangementer, og markér det, der stadig afventer en afklaring med kunden. Så bliver foreløbige ønsker ikke forvekslet med bekræftet bemanding.

Beskriv behovet, før I fordeler navne

Tag én lokation ad gangen. Beskriv tidsrum, arbejdssted, rolle og det aftalte antal personer. Hvis en opgave kræver flere funktioner, bør de fremgå hver for sig, så I kan se, hvor der faktisk mangler nogen.

I et tænkt eksempel skal et firma bemande en reception om eftermiddagen og en adgangspost ved et aftenarrangement. Opgaverne ligger på samme adresse, men har forskellige mødesteder og instruktioner. To særskilte roller gør planen mere forståelig end én samlet række med en lang bemærkning.

Gaard Plan samler vagter på roller og lokationer. På siden om Gaard Plan kan I se, hvordan bemanding, certifikater og timer indgår i den samme arbejdsgang.

Gør roller og certifikater til en del af opsætningen

Vælg rollenavne, medarbejderne genkender fra arbejdet. Skriv en kort intern beskrivelse af ansvaret, og lad den relevante leder afklare, hvilke kvalifikationer opgaven kræver. Det bør ske, inden vagterne åbnes for ansøgninger.

I Gaard kan roller have certifikatkrav. Medarbejdernes certifikater og gyldighed samles i personalets oplysninger. Opsætningen skal afspejle jeres konkrete behov; et rollenavn alene fortæller ikke, hvilke krav der gælder for en opgave.

Gennemgå især nye roller og nye medarbejdere, før de indgår i den almindelige planlægning. Læs mere om arbejdsgangen i certifikater i vagtplanlægning.

Aftal, hvordan ledige vagter bliver besat

Nogle vagter kan fordeles direkte af planlæggeren. Andre kan åbnes, så medarbejderne selv søger. Aftal, hvem der behandler ansøgningerne, og hvornår en medarbejder kan regne med et svar.

I Gaard søger medarbejderne de roller, der er åbne for ansøgninger, og kontoret godkender. Når en rolle er fuld, kan øvrige ansøgere stå på venteliste. En invitation fra ventelisten skal accepteres, før medarbejderen er tilmeldt.

Sørg også for en tydelig procedure ved afbud: Hvem skal orienteres, hvem finder en erstatning, og hvem sikrer, at den nye medarbejder har fået instruktionen? En rettelse i planen løser først opgaven, når de berørte personer ved, hvad der gælder.

Gør overleveringen til vagten konkret

Inden medarbejderen tager af sted, bør disse oplysninger være afklaret:

• Den præcise adresse og indgang til personalet.
• Mødetid, vagtens tidsrum og hvem medarbejderen skal henvende sig til.
• Rolle og praktiske instruktioner for opgaven.
• Udstyr, der skal medbringes eller udleveres.
• Kontaktvej, hvis forholdene på stedet afviger fra planen.

I Gaard kan I bruge mødesteder med billede, guides og politikker samt tjeklister på vagten. Brug dem til jeres eksisterende instruktioner, og undgå at sprede forskellige udgaver mellem planen og en beskedtråd.

Følg fremmødet og afslut timerne

Planlæg også, hvem der følger op på manglende fremmøde. Medarbejderne kan se deres vagter på telefonen, og check-in kan bruges til at følge, hvem der er mødt. Se mulighederne i guiden til check-in.

Efter vagten gennemgår kontoret de registrerede timer og afklarer eventuelle afvigelser. Hold spørgsmål om en manglende udstempling adskilt fra spørgsmål om næste uges bemanding, så de ikke forsvinder i planlægningsarbejdet.

I timeoversigten kan I gennemgå timer og estimeret løn, godkende timerne og forberede eksport. Brug guiden til timer og løn som udgangspunkt for den del af processen. Vil I gennemgå jeres egne roller og lokationer, kan I kontakte Gaard med en konkret vagtplan.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad bør en vagtplan for et vagtfirma indeholde?

Angiv som minimum lokation, rolle, dato, start, slut, medarbejder og ansvarlig kontakt. Beskriv også mødested og de praktiske oplysninger, der er nødvendige for den konkrete opgave.

Kan roller i Gaard kræve bestemte certifikater?

Ja. I kan knytte certifikatkrav til roller og samle medarbejdernes certifikater i Gaard. Kravene skal sættes op efter jeres konkrete opgaver og gennemgås af den ansvarlige.

Hvordan hænger vagtplan og timer sammen?

Vagtplanen beskriver den planlagte opgave. Check-in registrerer fremmødet, og kontoret kan efterfølgende gennemgå timerne i timeoversigten, før løngrundlaget eksporteres.