Notifikationer og personoverblik i Gaard Incidents

En sag, der afventer kontrol, må ikke blive liggende, bare fordi ingen ved, at den er der. Og når en kendt person står ved indgangen på kampdagen, skal sikkerhedschefen kunne se alt om personen ét sted, uden at lede i flere lister. Gaard Incidents har derfor fået notifikationer, der viser, hvad der venter på netop din rolle, og et personoverblik, der samler sager, karantæner og interesseposter for én person.

Et tal i menuen med det, der venter på dig

Ved «Sager» i menuen står nu et tal med det, der venter på netop din rolle:

• nye sager, der endnu ikke er behandlet
• sager til kontrol, der står som «Afventer kontrol»
• eskalerede sager

Tallet følger rollen. En kontrollør ser de sager, der skal kontrolleres, og en administrator ser også de eskalerede. Så kan hver person med det samme se, om der er noget at gøre, uden at gå alle sager igennem.

Mail, når en sag skal kontrolleres

Når en sag skifter til «Afventer kontrol», får klubbens kontrollører en mail. Har klubben ingen kontrollører, går mailen til administratorerne. Eskalerede sager går altid til administratorerne.

Ingen persondata i indbakken

Mailen siger kun, at der ligger noget i Gaard Incidents. Den indeholder intet sagsnummer, ingen hændelse og ingen navne. Det er et bevidst valg. Mails bliver videresendt, synkroniseret til telefoner og gemt i år, og oplysninger om personer fra en kampdag hører ikke hjemme der. Selve sagen åbner man ved at logge ind, hvor adgangen styres af rollen og registreres i revisionsloggen.

Hver bruger kan slå mails fra under Konto, fx hvis man hellere vil holde øje med tallet i menuen.

Personoverblik: én person, ét sted

Personoverblikket samler alt om én person:

• sager, hvor personen optræder
• karantæner, med en aktiv karantæne øverst
• interesseposter

På kampdagen betyder det, at sikkerhedschefen ikke skal slå op i sagerne, karantænelisten og interesselisten hver for sig. Svaret står på én side.

Sådan bliver posterne samlet

Siden samler poster på navn og fødselsdato og på de koblinger, I selv har lavet mellem en sag og en liste. Navn og fødselsdato kan ved et tilfælde passe på to forskellige mennesker. Derfor står der altid en note om at tjekke, at posterne handler om samme person, før man handler på dem.

Adgang og revisionslog

Personoverblikket rummer følsomme oplysninger, så adgangen er snæver:

• Kun roller med adgang til listerne kan åbne siden. Kontrollører og brugere med læseadgang ser den ikke.
• Hvert opslag logges i revisionsloggen, så klubben kan dokumentere, hvem der har set hvad og hvornår.

Det passer med, at det er klubben, der er dataansvarlig for oplysningerne i Gaard Incidents. Læs mere om roller, sletning og GDPR på Gaard Incidents og om vores sikkerhed på gaard.app/sikkerhed.

Eksempel fra en kampdag

En sag fra første halvleg bliver sat til «Afventer kontrol». Kontrolløren får en mail uden detaljer, logger ind og ser sagen ved tallet i menuen. Kontrolløren eskalerer sagen, og administratorerne får besked. Senere står en person ved indgangen, som vagterne genkender. Sikkerhedschefen åbner personoverblikket og ser, at der er en aktiv karantæne øverst. Opslaget bliver logget.

Læs også

• Statistik i Gaard Incidents
• To-faktor-login og klubdata adskilt i databasen
• Opret jeres klub selv i Gaard Incidents

Ofte stillede spørgsmål

Hvem får en mail, når en sag afventer kontrol?

Klubbens kontrollører. Har klubben ingen kontrollører, går mailen til administratorerne. Eskalerede sager går altid til administratorerne.

Står der persondata i mailen?

Nej. Mailen siger kun, at der ligger noget. Den indeholder intet sagsnummer, ingen hændelse og ingen navne.

Kan man slå mails fra?

Ja. Hver bruger kan slå mails fra under Konto. Tallet i menuen vises stadig.

Hvem kan åbne personoverblikket?

Kun roller med adgang til karantæne- og interesselisterne. Kontrollører og brugere med læseadgang ser det ikke, og hvert opslag logges i revisionsloggen.